Construire son propre personal CRM

Je me suis intéressé au personal CRM au moment où j'ai commencé à sentir un décalage assez inconfortable.

J'avais de plus en plus de contacts répartis entre mon téléphone, ma boîte mail, LinkedIn, quelques carnets de notes, et malgré ça je n'avais pas le sentiment d'avoir un réseau particulièrement vivant. J'avais surtout une accumulation de noms, de contextes mal mémorisés et de liens devenus flous avec le temps.

Ce qui m'a frappé, c'est que les outils donnaient facilement l'impression de rester connecté. Voir quelqu'un passer dans un fil LinkedIn, recevoir de temps en temps une newsletter personnelle, croiser un nom dans sa boîte mail : tout cela ressemble vaguement à une relation, sans vraiment en être une.

À un moment, j'ai eu envie d'arrêter de confondre stockage de contacts et entretien de relations.

Le problème de fond

Quand on change de poste, qu'on travaille sur plusieurs projets, qu'on voyage, ou qu'on croise beaucoup de gens dans des contextes différents, on accumule vite une matière relationnelle assez riche.

Le problème, c'est qu'elle se dégrade très vite sans système.

On oublie :

• dans quel contexte on a rencontré quelqu'un ;
• ce qu'il ou elle fait vraiment aujourd'hui ;
• les sujets qui nous reliaient ;
• quand on a eu un vrai échange pour la dernière fois ;
• dans quel contexte on pourrait reprendre contact utilement.

Un personal CRM ne règle pas magiquement tout ça. Mais il aide à sortir d'un rapport passif à son réseau.

Pourquoi je trouve l'idée utile

Le sujet peut vite sonner un peu froid, presque instrumental. "CRM" évoque facilement un outil commercial ou une mécanique d'optimisation.

Justement, l'intérêt d'un personal CRM, à mes yeux, n'est pas de transformer ses relations en pipeline. C'est presque l'inverse.

C'est de redonner de l'intention à des relations qui, sinon, se dissolvent dans le bruit numérique.

Dans mon cas, les questions utiles étaient très concrètes :

• si je passe dans une ville, qui est-ce que j'aurais vraiment envie de revoir ?
• si quelqu'un me demande une recommandation, vers qui puis-je l'orienter avec confiance ?
• avec qui ai-je une vraie affinité intellectuelle ou professionnelle que j'ai laissée se refroidir ?
• sur quels sujets telle personne pourrait-elle m'aider, ou inversement ?

Le système n'a de valeur que s'il répond à ce type de questions.

Pourquoi j'ai fini par le construire moi-même

J'ai testé plusieurs approches : outils de notes, feuilles de calcul, applications dédiées.

Comme souvent, le vrai sujet n'était pas seulement l'outil. C'était la structure que je voulais imposer au problème.

J'ai finalement utilisé Notion, même si Airtable aurait aussi très bien pu convenir. Ce qui comptait, c'était surtout la possibilité de construire un système assez souple pour correspondre à mes usages réels, au lieu d'adopter une logique imposée d'avance.

Les informations qui m'ont semblé vraiment utiles

Au début, j'avais tendance à penser en champs "classiques" : nom, email, téléphone, entreprise, poste.

Ils restent utiles, bien sûr, mais j'ai vite réalisé que ce n'était pas eux qui rendaient le système intéressant.

Les champs qui m'ont vraiment aidé étaient plutôt ceux-ci :

• compétences / expertise : pour savoir rapidement vers qui me tourner selon les sujets ;
• intérêts : souvent plus révélateurs que le poste occupé ;
• ville : très utile dès qu'on se déplace ;
• contexte de rencontre : parce que la mémoire relationnelle est souvent contextuelle ;
• dernier vrai contact : pas juste un like ou une vue, un vrai échange ;
• notes : projets, sujets évoqués, éléments personnels ou professionnels à garder en tête ;
• photo : détail secondaire en apparence, mais qui aide beaucoup à resituer quelqu'un.

Ce sont ces champs-là qui transforment une liste en système.

La partie la moins glamour, mais la plus utile

Construire le CRM a demandé un travail assez fastidieux : reprendre des profils, compléter les infos, faire du tri, parfois accepter que certains contacts n'étaient plus vraiment des relations actives.

C'est une partie peu spectaculaire, mais elle a une vertu intéressante : elle oblige à clarifier ce que l'on considère comme faisant partie de son réseau réel.

Dans mon cas, cette phase m'a aussi montré quelque chose d'assez simple : entretenir un réseau ne consiste pas seulement à accumuler des personnes, mais à garder une mémoire exploitable de la relation.

Sans cette mémoire, on dépend trop de l'instant, du hasard, ou des plateformes.

La vraie limite du système

Il faut être honnête sur un point : un personal CRM ne crée pas des relations.

Il peut aider à mieux entretenir, mieux se souvenir, mieux reprendre contact, mieux recommander. Mais si la relation est faible, opportuniste ou artificielle, le meilleur outil du monde n'y changera pas grand-chose.

Je pense que c'est important de le dire, parce qu'on peut vite transformer ce type de système en prothèse de networking.

Ce n'est pas ce qui m'intéresse.

Ce qui m'intéresse, c'est de disposer d'une infrastructure légère pour ne pas laisser le hasard numérique décider seul des relations que je garde vivantes.

Faut-il une solution maison ou une app dédiée ?

Des outils spécialisés existent, et certains sont probablement très bien si tu veux quelque chose qui se branche vite à tes mails et à ton calendrier.

L'avantage d'une solution clé en main, c'est le démarrage rapide. L'inconvénient, c'est qu'elle embarque sa propre logique.

Une solution maison, elle, demande plus d'effort au départ, mais elle épouse mieux la façon dont tu penses tes relations.

Je ne crois pas qu'il y ait une réponse universelle ici. Le bon critère est plus simple :

est-ce que le système t'aide réellement à garder des relations plus intentionnelles, ou est-ce qu'il devient juste un endroit de plus où de l'information s'empile ?

Si je devais résumer, je dirais qu'un personal CRM utile n'est pas un fichier de contacts amélioré.

C'est une manière de ne pas laisser des relations potentiellement importantes se dissoudre simplement parce qu'aucun système ne les soutient dans le temps.